안녕하세요 지구촌 특파원 4기 뱅뱅입니다.
오늘은 영어로 메일을 작성하는 법에 대해 작성해 보려 합니다.
교환학생에 합격하고 나면 교환학교측과 메일을 주고받아야 하는데
영어로 메일을 작성하려니 너무 어렵지 않나요?
또한 친구들간의 주고받는 메일이 아닌
교수님들께 메일을 보내야 하는 상황에서는 어떻게 정중하게 보낼수 있을까요?
아마 다들 영어 메일에 대해서는 토익 등의 영어시험에서
지문으로 자주 보셨을 것 같아요.
보통 From (보내는 사람) , To (받는 사람)으로 해서
비즈니스 관계간의 주고받는 메일형식을 자주 보았을 거에요.
사실 영어메일 작성은 어렵지 않고 그런 형식에 맞게 작성해 주시면 됩니다!
제가 수업시간에 sponsorship을 받기 위해 작성했던 메일을 예시로
영어로 메일 작성법에 대해 간단히 정리해볼게요!
(참고로 초안이라 오타가 있을수도 있어요 ㅠㅠ)
1. ~씨 께, ~께
영어로 메일을 작성할 때에 가장 먼저 작성할 부분은 바로 '~씨 께'
라는 의미로 쓰이는 'Dear ~'를 사용하면 됩니다.
여성에게 작성하는 경우에는 Ms. 남성에게 작성하는 경우에는 Mr.
아니면 그냥 직책이나 회사이름을 작성하여도 되요(비즈니스적인 경우)
교수님께 메일을 보낼 떄에는 보통 Dear Dr.~~라고 작성하는데
이 떄의 Dr은 박사를 따신 교수님들을 말씀하시는데
특별하게 Dr.-- 라고 불러달라고 하시지 않는 이상 편의상 professor이라고 보내셔도 되요.
2. 인사말
메일을 시작하는 부분에서는 간단한 인사말정도는 작성해 주는게 좋아요.
거창하지 않고 '안녕하세요 저는 00수업을 듣는 00입니다'라고
교수님께 보낼 경우에는 본인을 밝히는 게 좋고
이미 서로를 알고 있는 상태에서 연락하는 경우에는 가벼운 인사말을 적어주시는게 좋아요.
Good morning / afternoon 등가 함께
Hope all is well with you (이런 문구는 마지막에도 작성해도 되요)
3. 메일 작성 목적 밝히기
그 다음으로는 메일을 작성하는 목적을 밝히면 됩니다.
보통 I'm writing in regard of + 명사
I'm writing to request + 목적어
I'm reacing out to kindly ask you to + 동사
등 요청하거나 메일을 작성하는 이유를 밝히는 부분을 작성하시면 되요.
교수님께 작성할 떄에는 좀 덜 formal하게 작성하셔도 되요.
저같은 경우에는 저런 표현들 대신 I have question about -- 등
비교적 간단한 표현들을 많이 사용하였답니다.
4. 요청하는 표현
메일을 작성한다면 무언가를 질문하거나 요청하기 위해서 작성할 텐데
그럴 떄 사용할 만한 표현들은
Can you please --?
It would be helpful if you could --
Would you be able to --?
I would like to ask --
등이 있어요.
강요하는 것이 아닌 --해주실 수 있나요?
라는 뉘양스의 단어들을 선택하시면 되요.
교수님께도 마찬가지로 can you / would you 등 좀 더 정중한 표현을 사용하는게 좋겠죠?
5. 다른 요청이 있다면 알려주세요
본문이 끝나고 나면 상대방측의 답장이나 요청사항을 물어볼 때
하는 표현들이 잇어요.
Please let me know if you have any further question / If you need any help
Please do not hesitate to let me know.
Please feel free to call/contact me.
등 제가 마지막 문단에 적어둔것처럼 추가적으로 필요한 사항이 있다면
답장이나 연락을 달라는 식으로 작성하시면 되요.
또한 Look forward to hreaing from you나 Look forward to meeting you 등
앞으로의 기대표현도 함께 작성할 수 있어요.
6. 감사표현 및 마무리
마지막으로 Thanks all for your help나
Thanks for your time 등
시간 내주셔서 감사하다거나 도움에 감사하다는 표현도 넣어주시면 좋아요.
또한 마무리표현 중에 --작성 / --드림 등의 표현도 넣는데
보통 Regards, Best (Regards),
Sincerely, 등과 함께 본인의 이름 / 오피스 주소 / 번호 / 메일
등을 함께 작성합니다.
교수님께 작성시에는 편의상 Thanks 와 함께 이름만 적기도 하고
주소, 번호, 메일 등은 작성하지 않을 때도 많아요.
간단하게 정리해 본다면
Dear Ms/Mr. --
Good Afternoon! I'm --. (직책 작성 - 비즈니스)
I'm writing -- (목적)
It would be helpful if you could --
If you have any question, please let me know.
Look forward to meeing you soon.
Thanks (for your time).
Sincerely,
00
이런 식으로 작성하시면 되요!
길게 작성하기는 했지만 막상 정리해 보니 굉장히 간단하죠?
제가 적어둔 표현들 이외에도 정중하게 요청하는 표현들이라면 모두 사용가능합니다.
친구들에게 작성하는 편지나 Sns 등이라면 형식을 지킬 필요는 없지만
외국에서도 교수님들이 메일을 받을 때에는 어느 정도의 예의를 차리는 걸 중요시합니다.
특히 성적이나 수업 등록 등과 관련되어 문의할 떄에는 더욱 기본예의는 지키는게 좋아요.
영어 메일 작성이 쉽지는 않지만 일정 형식만 알고 있다면
그 이후에는 비슷하게만 작성하면 되니 어렵지 않습니다 ㅎㅎ
오늘도 긴 글 읽어주셔서 감사하고 도움이 되었으면 좋겠네요!