오늘날 직장에서의 커뮤니케이션의 70 % 이상이 이메일을 통해 이루어집니다.
학계도 예외는 아닙니다. 때론 학생이 인사말이나 자기소개도 없이 질문 만 딸랑 뿐인 이메일을 보내곤 합니다.
이런 무례한 이메일은 좋지 않은 인상을 남기게 됩니다.
이번 에피소드에서는
이메일을 좀더 프로페셔널하게 작성하는 방법 5가지중 2가지를
소개하겠습니다.
팁 # 1 : 효과적인 제목 사용
이메일의 제목은 수신자가 가장 먼저 읽는 부분입니다.
이메일 제목을 보고 읽을지 말지를 결정하기도 합니다.
이메일 제목은 짧고 간결하게 작성하되 이메일을 보내는 목적을 사용하는 것을 추천합니다. 다음의 몇가지 예를 소개합니다.
·
마감일을 맞추려면 교수님의 승인이 필요합니다. (Need Your Approval to Meet
Deadline)
·
논문 수정을 위한 피드백을 부탁드립니다. (Your Feedback for Manuscript
Revision is Appreciated)
제목을 간결하게 작성하면 수신자가 바로 처리해야 할 이메일인지
아니면 나중에 처리해야 할 이메일인지 판단하는데 도움이 됩니다.
팁 # 2 : 이메일에도 형식과 구조가 있다.
미국에서 이메일은
법적 효력이 있는 문서입니다. 이메일을 쓸 때는 다음과 같은 기본 요소를 갖추는 것이 좋습니다.
• 인사말 & 인사 (교수님과 수업을 통해서만 아는 관계라면 간단한 자기
소개 필요)
• 본문 (작성 목적)
• 마무리 말 또는
끝 인사
저는 종종 이메일 본문에 질문 만 있는 이메일을 받는 경우가 많습니다. 인사말도, 이름도 없습니다.
많은 교수님들이 매 학기 수십 명에서 혹은 수백명 이상의 학생들을 가르치고 지도합니다.
안타깝게도 모든 학생을 다 기억하기는 어렵습니다.
교수님에게 질문하기 위해 이메일을 보낼 때 적절한 인사말, 자신에 대한 간략한 소개를 하는 것이 좋습니다.
어떤 수업을 듣고 이메일을 보내는 이유가 무엇인지 등을 명확하게 쓰고 감사의 인사말로 마무리 하면 됩니다.
그리고, 여러 목적으로 이메일을 작성하는 경우는 각 단락에 하나의 아이디어나 목적에 대해서 쓰는 것을 추천 드립니다.
이렇게 하는 것이 수신자가 이메일 내용을 쉽게 파악하도록 할 것 입니다.
프로페셔널한 이메일 쓰기의 다른 팁은 영상에 자세히 설명했으니 참고하세요.
이메일 작성에 도움이 되는 다른 팁은 무엇이 있을까요? 댓글로 남겨주세요~~