서류를 보내기 전에 학과로 가는 서류와 어드미션 오피스로 가는 서류를 분류하여 넣으면 편리하다. Online application의 경우에는 봉투에 application number 또는 지원 때 받는 PIN을 써서 보내는 것이 좋다. 또한 지원은 온라인으로 했으며 fee도 지불되었다는 것을 명시하도록 한다. seal 이 필요한 성적표나 추천서는 따로 보내는 경우도 있지만 발급 시 봉투 입구에 담당자가 싸인을 하고 위에 Tape을 붙여 seal을 했다면 다른 서류들과 같이 보내도 무방하다. 하지만 이는 지원하는 학교의 지침을 필요로 하니 홈페이지나 담당자 메일을 통해 확인하는 것이 좋다. 확인을 했다면 큰 봉투 안에 seal된 작은 봉투를 넣어서 동봉해 보내면 된다.
서류를 발송할 때는 대부분 DHL이나 FedEx를 많이 이용한다. 모두 시차를 고려해 1~2일이면 도착하며 비용은 25,000원 정도로 비슷하다(DHL의 경우 유학생 할인을 받으면 0.5kg이하의 서류에 한해 19,000원으로 보낼 수 있다). Online application이 아닌 경우 fee를 지불하지 않았다면 발송 시 money order나 check을 끊어서 첨부해야 한다. 지불 방법은 학교마다 차이가 있으므로 확인해 봐야 한다. DHL과 FedEx 모두 홈페이지를 통해 가까운 지사를 확인할 수 있다.
일반적으로 서류가 도착하면 발송 시 기입한 연락처로 연락해준다. 하지만 연락이 늦어 한 달 정도 후에 오는 경우도 종종 발생하므로, 발송 후에는 서류가 도착했는지를 필히 확인해야 한다. DHL이나 FedEx를 이용한 경우 Tracking을 해보면 도착 여부와 받은 사람을 확인할 수 있다. 또한 각 과에 전화확인도 가능하며 메일로 도착여부를 문의할 수도 있다. 이 때는 홈페이지에 기재 되어있는 어드미션 담당자의 개인메일을 찾아 보내면 더 빠른 답장을 받을 수 있다. Online application의 경우에는 대부분 Website 내의 status화면에서 확인이 가능하다.
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